Saint-Gobain Denmark skaber en avanceret og fleksibel planlægningsløsning

Implementerer IBM Cognos Planning i samarbejde med Kapacity

Saint-Gobain Distribution Denmark, der er en del af Saint-Gobain-gruppen, er specialist i engrosdistribution af udstyr og værktøj til den danske bygge- og VVS-branche. Virksomheden har hovedkvarter i Brøndby, har 1.400 ansatte og driver 60 salgssteder og 10 lagre i hele landet.
Virksomheden har en relativ kompleks organisationsstruktur med mere end 300 afdelinger, som håndterer forskellige virksomhedsområder. Hver afdeling får tildelt et budget, som den selv administrerer.


Planlægningsudfordringer
“For at overvåge forløbet i hver afdeling og sikre, at virksomheden udnytter sin kapital så effektivt som muligt, udarbejder vi regelmæssigt prognoser og revisioner”, forklarer Andreassen, der er Chief Controller hos Saint-Gobain Distribution Denmark. “Indtil for nylig var dette en langsom og smertefuld proces: Vi var nødt til at indsamle data fra hundredvis af regneark i de forskellige afdelinger, validere og konsolidere dem til et enkelt resultatsæt. Hele processen kunne tage op til en måned og var ekstrem arbejdsintensiv og tidskrævende”.
Saint-Gobain havde benyttet IBM Cognos Business Intelligence-software i mange år og satte pris på softwarens evne til hurtigt at indsamle, analysere og præsentere virksomhedsdata med et minimalt behov for manuel indgriben. Opmuntret af den positive erfaring med Cognos-softwaren besluttede virksomheden sig for at udvide løsningen til at håndtere budgettering og prognosticering ved at integrere IBM Cognos Planning i miljøet.
“Mange af Business Intelligence-værktøjerne på markedet er gode til at analysere historiske data, men er ikke så stærke til fremadsynede processer, som f.eks. økonomisk planlægning og prognosticering”, kommenterer Lars Andreassen. “I modsætning hertil er IBM Cognos Planning en moden og meget respekteret løsning, som nemt integreres med IBM Cognos Business Intelligence til en omfattende analyseløsning”.

Eksperthjælp
Saint-Gobains IT-team havde i forvejen travlt med flere andre projekter og besluttede sig for at bede Kapacity, der er IBM Business Partner med speciale i løsninger inden for Business Intelligence og performanceadministration, om at hjælpe med implementeringen.
“Kapacity har været en af vores mest betroede teknologipartnere i flere år, og vi er meget tilfredse med deres support i løbet af dette projekt”, fortæller IT-direktør Jesper Clausen. “Deres projektstyringsmetode er meget effektiv og sikrede, at IBM Cognos Planning-løsningen blev implementeret hurtigt – selv da vores interne team var fokuseret på andre projekter”.

Hurtigere planlægningsprocesser
Med den nye løsning på plads har Saint-Gobain været i stand til at udfase hundredvis af regneark og eliminere det meste af det manuelle arbejde, der var nødvendigt for at udarbejde budgetter og prognoser. Længden af prognosticeringsprocessen er skåret ned fra én måned til højst et par dage – hvilket har givet virksomheden mulighed for at udarbejde fire løbende prognoser årligt.
“Kvartalsvise prognoser giver os meget bedre kontrol over afdelingernes budgetter, idet vi kan revidere dem med de nyeste data”, forklarer Lars Andreassen. “Hvis der er væsentlige afvigelser mellem de planlagte og faktiske udgifter, kan vi hurtigt identificere problemerne og reagere for at bringe tingene tilbage på sporet”.

Øget fleksibilitet
Fleksibilitet er endnu en fordel. Tidligere var det nødvendigt at starte hele processen forfra, hvis der skete organisationsmæssige ændringer i virksomheden i løbet af den periode, hvor planlægningsteamet fastlagde det årlige budget. Med IBM Cognos Planning er det betydeligt nemmere at foretage ændringer i budgettet, så planlægningsteamet kan være meget mere dynamisk i forhold til at reagere på erhvervsmæssige ændringer.
Lars Andreassen afslutter: “IBM Cognos Planning giver os en enkel, pålidelig løsning til økonomisk planlægning, som sætter fart i vores planlægnings- og budgetteringsprocesser og giver os mulighed for at opnå strammere kontrol over vores omkostninger. Kapacity gjorde et fremragende job ved at hjælpe os med at skabe en løsning, som integreres problemfrit med vores eksisterende Business Intelligence-miljø og giver os fleksibilitet til at reagere hurtigt på ændringer i markedet og i branchen”.